Les règles d’or pour bien gérer les bénévoles sur un festival

© Anton Gepolov

Par Trax Magazine
En partenariat avec la Electronic Music Factory

Service au bar, vente de merchandising, accessibilité pour les personnes handicapées, accueil des artistes… Autant de pôles qui ne pourraient pas fonctionner sans les bénévoles des Nuits Sonores. « Nous aimerions embaucher davantage de salariés, mais c’est comme ça que fonctionne souvent la culture. Notre festival est auto financé à 85 %. Quand on fait les comptes, c’est évident : on ne peut pas se payer de barmen, ni d’agents d’accueil. », constate Laurent de Lauzun, directeur de production chez Arty Fary. « Pour autant, on fait tout pour être reconnaissant envers les volontaires, et leur permettre de vivre une belle expérience : un bon bénévole est un bénévole heureux », ajoute-t-il. Car cette semaine d’engagement peut être l’occasion d’apprendre de nouvelles tâches, de comprendre la fonctionnement d’un festival ou simplement de vivre de jolies rencontres. Si les organisateurs jouent le jeu en respectant certaines règles d’or.

Traiter les bénévoles… Comme des bénévoles

Les bénévoles n’ont pas d’obligations, ils sont là pour aider gracieusement au déroulement de l'événement. La terminologie a son importance : on ne recrute pas des bénévoles, on les ventile. Ils n’ont pas un responsable, mais un référent. Ils ne respectent pas de planning, mais des suggestions de planning. « D’un point de vue légal, si vous utilisez les mauvais mots, vous pouvez être accusé de salariat déguisé lors d’une visite de l’Urssaf. Dans la gestion des bénévoles, il convient aussi de ne pas les traiter comme des salariés. » rappelle Laurent de Lauzun. « Il ne faut jamais s’énerver et traiter les bénévoles comme s’ils vous devaient absolument quelque chose. Ils n’ont pas d’obligations formelles, ils ne sont responsables de rien. Ils sont plutôt ceux qui rendent les choses faisables ! »

Créer une plateforme d’inscription pratique et facile d’accès

« Pour simplifier les choses, nous utilisons le logiciel Reolin, et son module gestion d’équipe », explique Laurent de Lauzun. « Les adhérents de notre association désireux de s’impliquer au sein du festival envoient un formulaire. Ils peuvent personnaliser leurs souhaits d’affectations, préciser s’ils parlent plusieurs langues, s’ils ont suivi des formations comme le BAFA, le permis… et peuvent s’ils veulent être affectés avec un ami, ils peuvent le préciser dans la section commentaire ». Pour le directeur de production, il faut veiller à prendre en compte les désidératas des bénévoles, au maximum : « un bénévole malheureux peut annuler sa venue à tout moment ! Il a moins de chance de faire faux bond s’il est affecté aux missions qui lui plaisent » Les bénévoles peuvent ensuite se connecter sur l’interface pour découvrir leurs horaires et toutes les informations pratiques. Une fois sur place, chaque bénévole doit avoir référent salarié, pour l’accueillir au début des festivités.

Prévoir les défections

Essayer de prévoir les imprévus, cela fait partie des règles de base de la production d’événements. Et ça s’applique aussi pour les bénévoles : une partie d’entre eux vous fera peut-être faux bond. Les conseils de Laurent de Lauzun ? « Il vaut mieux prévoir 10 à 20% d’annulations de dernière minute, parce que cela correspond aux réalités du terrain. Donc on sur-jauge un peu nos équipes : pour un groupe de 10 personnes, on essaye d’en avoir 11 ou 12, et d’avoir en tête des contacts d’amis ou de membres de notre association qui pourraient venir prêter main forte en cas de gros pépin. »

Transmettre les valeurs du festival

Une fois sur place, les bénévoles représentent le festival aux yeux du public, au même titre que n’importe-quel employé. Il est essentiel de les informer sur le festival pour qu’ils puissent répondre aux questions. Et les enjoindre à être aimables, respectueux… Et à y aller doucement sur la consommation d’alcool. La base.

Prendre soin de ses bénévoles

Voilà un an que vous travaillez sur un festival, et des dizaines de novices arrivent sans rien connaître à son organisation. Ils ne peuvent pas comprendre seuls le fonctionnement de la production événementielle : c’est aux référents d’être pédagogues. « Il faut vraiment prendre le temps de leur expliquer leur rôle, où commence et où s’arrête leur mission, sans jamais les pressuriser. », insiste Laurent de Lauzun. Prendre soin des bénévoles, c’est aussi bien sûr leur fournir des repas et quelques tickets boissons. Concernant les suggestions de plannings, mieux vaut ne pas demander plus de 6 heures de mission par jour, avec de vrais temps de pauses au moins toutes les 2, 3 heures, en fonction de la pénibilité potentielle de la tâche. Toujours dans ce souci de bien-être, il est essentiel de prévoir un “espace bénévoles” où les volontaires pourront se reposer, poser leurs affaires et se rencontrer.

Et surtout, être reconnaissant !

Il faut bien sûr prévoir des cadeaux pour remercier les bénévoles. L’accès au festival gratuitement, c’est la base, mais des goodies peuvent aussi être bienvenus (t-shirts, tote bags…). De nombreux festivals prévoient également une soirée de clôture réservée à l’équipe, pour la remercier de son implication, avec un concert supplémentaire de l’un des artistes de la programmation. Aux Nuits Sonores, Laurent Garnier, Vitalic et Daniel Avery ont déjà assuré la bande son de ces « pots de fin de festival ». Rien que ça.

Pour tout connaître sur l'organisation de festivals, rendez-vous sur le site Electronic Music Factory.

C. Laborie

13 mars 2020