Setting up an event requires a venue, equipment, flawless organisation and competent partners, but you must also know all the regulations. Here's everything you need to know to make your event a success.
Pour organiser un événement, il faut se conformer à plusieurs obligations, qui relèvent de la sécurité du lieu et du public, de la sonorisation, de l’autorisation de diffuser de la musique…
Au-delà de 6 événements par an, il vous faut une licence d’entrepreneur de spectacle pour organiser vos événements. Elle s’obtient gratuitement sur demande auprès de la DRAC (Direction régionale des Affaires Culturelles) de votre région, qui l’accorde pour 3 ans renouvelables.
La musique est le cœur de votre événement. Sa diffusion doit donc être autorisée par la Sacem qui représente les droits de ses auteurs-compositeurs et éditeurs, dans le respect du droit d’auteur (Code de la propriété intellectuelle). Le montant des droits d’auteur dépend des conditions d’organisation de votre événement.
Votre budget des dépenses ne dépasse pas 3 000 € TTC et votre prix d’entrée* est inférieur ou égal à 20 € : Le montant des droits d’auteur est un forfait défini en fonction du budget des dépenses et du prix d’entrée à votre événement. L’autorisation sera délivrée à la suite de votre paiement.
Votre budget des dépenses dépasse 3 000 € TTC et/ou le prix d’entrée* est supérieur à 20 € : Le montant des droits d’auteur est calculé proportionnellement aux recettes ou au budget des dépenses de votre événement.
À savoir :
Il est important de respecter les conditions d’embauche des artistes et du personnel technique de votre événement. Qu’ils soient salariés (intermittents du spectacle ou non) ou structurés sous forme commerciale, il faut veiller à être à même d’établir les déclarations préalables et leur faire signer un contrat de travail et une fiche de paie.
Vous devrez demander l’autorisation à la préfecture, qui enverra une commission de sécurité, qui comprend notamment les pompiers, pour être sûr que votre lieu sera à même de recevoir du public (on appelle ça un ERP : établissement recevant du public). Le cas échéant, la préfecture pourra vous demander des modifications préalable à l’obtention de l’autorisation, sujettes à un second contrôle.
Pour cela, il vous faudra peut-être modifier les conditions de sonorisation et d’insonorisation du lieu, mais aussi retravailler les accès et sorties de secours, les barrières, les toilettes, les poubelles…
Dans le cadre d’une soirée payante, vous avez l’obligation de mettre en place une billetterie (manuelle, informatisée ou dématérialisée) qui doit obéir à des règles précises (mentions obligatoires sur le billet du nom de l’exploitant, de l’événement, du prix, du numéro de licence d’entrepreneur de spectacles…). Il faut vous acquitter d’une TVA réduite à 5,5% ou 2,1% sur les recettes de billetterie.
L’Irma a répertorié ces conditions dans 2 fiches :
Il existe trois assurances principales nécessaires à l’organisateur de spectacles :
La RCO est obligatoire, mais si les deux autres sont facultatives, elles sont néanmoins très fortement conseillées.
La loi est aujourd’hui très stricte sur les nuisances sonores, et les fermetures administratives liées à des problèmes de voisinage se multiplient. Ces questions doivent donc être prises très au sérieux, et envisagées dès le démarrage. Plus la problématique est prise en amont (idéalement, avant même l’ouverture de l’établissement), moins compliqué et moins cher ce sera. Mieux vaut investir au démarrage, pour garantir un meilleur retour sur investissement.
Pour les questions de sonorisation, d’insonorisation, d’évolution des réglementations en la matière et des aides existantes,
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