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Vous souhaitez Organiser un événement

Monter un événement nécessite un lieu, du matériel, une organisation sans faille et des partenaires compétents, mais également de connaître la réglementation. Voici tout ce qu’il faut savoir pour que votre événement soit une réussite.

Connaître la réglementation

Pour organiser un événement, il faut se conformer à plusieurs obligations, qui relèvent de la sécurité du lieu et du public, de la sonorisation, de l’autorisation de diffuser de la musique…

Être détenteur d’une licence d’entrepreneur de spectacle

Au-delà de 6 événements par an, il vous faut une licence d’entrepreneur de spectacle pour organiser vos événements. Elle s’obtient gratuitement sur demande auprès de la DRAC (Direction régionale des Affaires Culturelles) de votre région, qui l’accorde pour 3 ans renouvelables.

Il existe 3 licences :

Licence de 1ère catégorie – exploitant de lieux de spectacles

Licence de 2ème catégorie – producteur de spectacles

Licence de 3ème catégorie – diffuseurs de spectacles

Connaître la réglementation
Obtenir une autorisation de diffusion

La musique est le cœur de votre événement. Sa diffusion doit donc être autorisée par la Sacem qui représente les droits de ses auteurs-compositeurs et éditeurs, dans le respect du droit d’auteur (Code de la propriété intellectuelle). Le montant des droits d’auteur dépend des conditions d’organisation de votre évènement.

Votre budget des dépenses ne dépasse pas 3 000€ TTC et votre prix d’entrée* est inférieur ou égal à 20€ : Le montant des droits d’auteur est un forfait défini en fonction du budget des dépenses et du prix d’entrée à votre évènement. L’autorisation sera délivrée à la suite de votre paiement.

Votre budget des dépenses dépasse 3 000€ TTC et/ou le prix d’entrée* est supérieur à 20€ : Le montant des droits d’auteur est calculé proportionnellement aux recettes ou au budget des dépenses de votre évènement.

* En l’absence de prix d’entrée, le prix de la consommation la plus vendue servira de référence.

Comment obtenir cette autorisation ?
  • Demandez votre autorisation en ligne
  • Remplissez le formulaire pour obtenir votre autorisation
  • Payez en ligne
  • Transmettre la liste des titres joués si le lieu n’est pas monitoré (voir fiche déclarer un set)
  • Retrouvez toutes vos informations utiles (informations personnelles, autorisations, factures) dans votre espace client.

 

À savoir :

  • Obtenez une réduction de 20 % en déclarant votre événement avant sa date.
Obtenir une autorisation de diffusion
Bien embaucher

Il est important de respecter les conditions d’embauche des artistes et du personnel technique de votre événement. Qu’ils soient salariés (intermittents du spectacle ou non) ou structurés sous forme commerciale, il faut veiller à être à même d’établir les déclarations préalables et leur faire signer un contrat de travail et une fiche de paie.

 

Bien embaucher
Respecter les conditions de sécurité

Vous devrez demander l’autorisation à la préfecture, qui enverra une commission de sécurité, qui comprend notamment les pompiers, pour être sûr que votre lieu sera à même de recevoir du public (on appelle ça un ERP : établissement recevant du public). Le cas échéant, la préfecture pourra vous demander des modifications préalable à l’obtention de l’autorisation, sujettes à un second contrôle.

Pour cela, il vous faudra peut-être modifier les conditions de sonorisation et d’insonorisation du lieu, mais aussi retravailler les accès et sorties de secours, les barrières, les toilettes, les poubelles…

Respecter les conditions de sécurité
Mettre en place une billetterie

Dans le cadre d’une soirée payante, vous avez l’obligation de mettre en place une billetterie (manuelle, informatisée ou dématérialisée) qui doit obéir à des règles précises (mentions obligatoires sur le billet du nom de l’exploitant, de l’événement, du prix, du numéro de licence d’entrepreneur de spectacles…). Il faut vous acquitter d’une TVA réduite à 5,5% ou 2,1% sur les recettes de billetterie.

L’Irma a répertorié ces conditions dans 2 fiches :

Mettre en place une billetterie
S’assurer

Il existe trois assurances principales nécessaires à l’organisateur de spectacles :

  • l’assurance responsabilité civile organisateur (RCO) pour dédommager les tiers ;
  • l’assurance tous risques matériels (TRM) pour payer les dommages aux biens ou matériels loués ;
  • l’assurance annulation pour couvrir sa perte financière.

La RCO est obligatoire, mais si les deux autres sont facultatives, elles sont néanmoins très fortement conseillées.

 

S’assurer
Respecter la réglementation sur le son

La loi est aujourd’hui très stricte sur les nuisances sonores, et les fermetures administratives liées à des problèmes de voisinage se multiplient. Ces questions doivent donc être prises très au sérieux, et envisagées dès le démarrage. Plus la problématique est prise en amont (idéalement, avant même l’ouverture de l’établissement), moins compliqué et moins cher ce sera. Mieux vaut investir au démarrage, pour garantir un meilleur retour sur investissement.

Pour les questions de sonorisation, d’insonorisation, d’évolution des réglementations en la matière et des aides existantes, consultez la fiche « Maîtriser le son ».

Respecter la réglementation sur le son

CONSULTER :

 

Fiches pratiques


Les sites

  • IRMA > La licence d’entrepreneur de spectacles
  • IRMA > l’organisation de spectacles
  • IRMA > Mémento pour le paiement des artistes du spectacle
  • IRMA > Les tarifs des artistes-interprètes en brut
  • IRMA > La billetterie des spectacles vivants
  • IRMA > La TVA sur le spectacle vivant
  • IRMA > Les assurances
  • TECHNOPOL > Formation « Organiser un événement electro »
  • TECHNOPOL > Artiste DJ : les modes de rémunération
  • FREEFORM > Organiser un spectacle, un événement, une soirée
  • Convention collective du spectacle vivant