Vous êtes Artiste

Vous souhaitez Organiser un événement

Monter un événement nécessite un lieu, du matériel, une organisation sans faille et des partenaires compétents, mais également de connaître la réglementation. Voici tout ce qu’il faut savoir pour que votre événement soit une réussite.

Trouver un lieu

Vous avez le line-up parfait, vous êtes prêts à organiser votre soirée, voire un festival… Ne vous manque plus que le lieu ! Du bar emblématique de la ville au lieu insolite que personne n’a jamais utilisé, la palette des possibilités est large. Celles des réglementations aussi : soyez bien préparés.

Produire ou être programmé

Si vous voulez produire vous-même la soirée, pour en maîtriser tous les aspects, de la programmation au bar en passant bien sûr par les recettes de billetterie, il y a deux cas de figure :

Vous organisez plus de 6 représentations par an

L’organisation d’événements est encadrée de manière précise par la loi. Qu’il s’agisse de sécurité, d’accès ou d’utilisation de musique, la législation requiert un certain nombre d’autorisations à demander, de déclarations à faire et de mesures préventives à observer.

Les autorisations diffèrent selon que vous soyez un professionnel de l’organisation ou un organisateur occasionnel. Vous êtes ainsi considéré comme entrepreneur de spectacles si vous organisez plus de 6 représentations par an. Or, au terme de l’ordonnance de 1945, tout entrepreneur de spectacles doit être titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacle

 

Vous organisez moins de 6 représentations par an

Vous pouvez cependant déroger à la licence d'entrepreneur de spectacles si vous n’organisez pas plus de 6 représentations par an. Car, comme l’indique la loi, vous n’avez pas alors pour « activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles ».

Important : Tout doit être déclaré : soit on vous embauche et vous devez signer un contrat de travail, soit on achète votre spectacle et vous devez émettre une facture qui garantira votre paiement.

 

 

On résume :

Source Technopol

 

Vous devez, vous ou le lieu qui vous emploie, obtenir une autorisation de diffusion autorisation de diffusion de la Sacem, afin qu’elle puisse collecter et répartir les droits des auteurs-compositeurs qu’elle représente.

Vous pourrez a posteriori déclarer les sets joués pour garantir la bonne répartition des droits d’auteurs collectés pendant la soirée par la Sacem, y compris les vôtres si vous êtes compositeurs.

Comment occuper un lieu dans les règles de l’art

Si vous souhaitez organiser une soirée exceptionnelle et en mettre plein la vue de votre public, outre la recherche du lieu, il y a plusieurs règles à respecter :

La recherche du lieu parfait vous incombe : promenez-vous, à pied, à vélo, en scooter, en voiture… La recherche du lieu parfait est une quête du Graal qui prend du temps.

Quand vous l’aurez trouvé, patience avant de crier victoire !

 

La sécurité

Les premières questions à se poser concernent la sécurité : vous devrez demander l’autorisation à la préfecture, qui enverra notamment une commission de sécurité, qui comprend notamment les pompiers, pour être sûr que votre lieu sera à même de recevoir du public (on appelle ça un ERP : établissement recevant du public).

Le cas échéant, la préfecture pourra vous demander des modifications préalable à l’obtention de l’autorisation, sujettes à un second contrôle. Un peu comme le contrôle technique d’une voiture.

 

L'aménagement temporaire d'un lieu

Attention : si vous prévoyez des aménagements temporaires et/ou une utilisation exceptionnelle des locaux, il vous faudra alors faire une demande d’autorisation auprès du maire ou du préfet et de la commission de sécurité compétente (locale ou départementale).

En revanche, si vous avez choisi d’organiser votre événement musical dans un lieu qui n’est pas destiné à ce type de manifestations, vous devrez vous-même le mettre en conformité avec la réglementation et faire toutes les démarches administratives nécessaires : demandes d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture de police, élaboration du dossier de sécurité (en vue de la visite d’une commission de sécurité), services de secours et d’ordre, demande éventuelle de l’ouverture d’un bar temporaire, etc.

Enfin, sachez également que si la manifestation que vous organisez atteint plus de 1 500 personnes (personnel lié à l’organisation inclus), vous êtes tenus d’en faire la déclaration au maire, ou, à Paris, au préfet de police et, dans le département des Bouches-du-Rhône, au préfet de police des Bouches-du-Rhône (article R211-22 du Code de la sécurité intérieure). Cette déclaration peut être souscrite pour un seul ou pour plusieurs événements dont la programmation est établie à l’avance. La déclaration est faite un an au plus et, sauf urgence motivée, un mois au moins avant la date de la manifestation.

 

Les nuisances sonores

Dans le même temps, renseignez-vous également sur le voisinage, pour limiter les problèmes liés aux nuisances sonores. Autant aborder la question le plus tôt possible et le faire par le dialogue, pour déminer tout conflit potentiel. Il serait dommage de se rendre compte dès les premiers beats que les voisins appellent la police. Alors que prévenus, ils se seraient peut-être absentés pour la nuit.

 

Pensez aussi à adapter votre soundsystem aux dimensions du lieu, au nombre de spectateurs, bref, maîtrisez le son !

Pour cela, il vous faudra peut-être vous équiper si vous n’êtes pas déjà en possession d’un soundsystem. Au-delà du son, la logistique ne doit pas être prise à la légère, de la scène aux barrières, en passant par les accès, les toilettes, les poubelles, etc.

 

Les assurances

Dernière chose, vous avez l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur (RCO), couvrant les dommages occasionnés à la salle, aux biens et aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage. Si vous organisez plus de six spectacles par an, vous pouvez prendre une assurance annuelle.

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